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10 passos para planejar seus eventos esportivos de 2020 com sucesso

Organizar um evento esportivo requer muita organização e comprometimento. É preciso coordenar equipes, fornecedores, entregar os produtos para os patrocinadores e fazer a competição ser a melhor possível, e o planejamento ajuda a garantir bons resultados e reduzir a possibilidade da ocorrência de imprevistos e problemas.

Para que tudo saia como planejado, é importante ter um planejamento claro sobre as etapas do evento e contar com uma equipe de confiança para divisão das tarefas.

COMO PLANEJAR UM EVENTO ESPORTIVO

É necessário fazer uma análise do perfil de quem será o público-alvo desse evento, sua faixa etária, gênero, região que moram, entre outras informações. Tudo isso irá influenciar diretamente no planejamento. Pense comigo: se seu público-alvo são jovens entre 18 e 24 anos, da região X, você provavelmente fará o evento esportivo com uma faixa de preço mais baixa, próximo da região X, buscará fornecedores ideais para atuar nesse evento e procurará patrocinadores que querem investir em eventos para esse público-alvo.

É muito importante ter o público-alvo mapeado para que o planejamento seja feito em torno dele.

10 passos para realizar um evento esportivo de sucesso

1 – Aposte na tecnologia

A tecnologia é uma das maiores aliadas na organização de um evento, seja ele esportivo ou não. Ela fornece ferramentas que facilitam o seu trabalho, te ajudam com a organização das informações, ajuda com a  divulgação do evento, facilita o pagamento dos atletas, entre outras várias funções.

Ela pode ter vários formatos e funcionalidades diferentes, como:

  • um aplicativo exclusivo do seu evento esportivo com funcionalidades focadas no bom funcionamento dele
  • um site com portal de notícias e conteúdos com as novidades da competição
  • uma plataforma para gestão do evento esportivo
  • redes sociais para divulgar as fotos da competição

Faça uma pesquisa das ferramentas tecnológicas que podem auxiliar na performance e na organização do seu evento esportivo.

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2 – Objetivos do evento

Você precisa mapear quais são os objetivos do evento. Se, por exemplo, um dos objetivos for começar o evento no dia 01/06, você deve fazer o seu planejamento pensando em quanto tempo antes você irá começar a divulgação e as inscrições dele.

Mapear os seus objetivos vai guiar as datas do seu planejamento. Com os prazos definidos anteriormente, você vai ter uma noção de tempo e prazo para a finalização de cada tarefa.

3 – Monte um calendário 

Agora que você já mapeou os seus objetivos, monte um calendário com TODAS as datas que você tem para que você e sua equipe tenham controle completo de tudo que está acontecendo, o que está em dia e o que está em atraso. 

Esse calendário deve começar muito antes do evento começar e depois do evento acabar. Afinal, você ainda terá desmontagem do evento, entrega de produtos para patrocinadores, divulgação de conteúdo…

4 – Faça um orçamento do evento

Você deve fazer um orçamento do seu evento esportivo para guiar suas ações, como:

  • Valor das inscrições
  • Contratação de ferramentas tecnológicas
  • Busca de patrocinadores
  • Investimento do valor dos patrocinadores
  • Negociações com os fornecedores
  • Parcerias

Você deve fazer um bom cálculo para que o evento siga dentro do orçamento definido.

5 – Defina a data e a hora

A data é um ponto MUITO importante para seu evento esportivo. 

Ela deve ser pensada com vários fatores diferentes

  • Seu público-alvo pode participar nesta(s) data(s) e horários?
  • Seus fornecedores conseguem te atender neste período?
  • É época de chuva? Se sim, o evento será coberto?
  • Esta época do ano têm datas comemorativas tradicionais, como carnaval, natal ou ano novo?

Você deve pensar em todos os fatores ao redor da data que possam impedir seu público de participar do seu evento.

6 – Escolha um bom local para o evento esportivo

Você também deve escolher o local pensando no seu público-alvo.

  • O público terá fácil acesso ao evento?
  • O local é seguro?
  • Há facilidades para estacionar carros ou ir de transportes públicos?
  • O espaço cabe torcida?

Por exemplo: Seu público tem entre 30 e 35 anos. A maioria deles têm carro e vão aos jogos com a família. O local escolhido tem espaço próximo para o estacionamento dos carros? O espaço tem local para a família sentar e as crianças brincarem?

7 – Faça uma boa divulgação do seu evento

A divulgação é muito importante para que seu evento seja conhecido. Sem a divulgação, as pessoas não saberão da existência dele.

Crie uma estratégia para a divulgação online e offline. Divulgue nas redes sociais, faça notícias sobre o evento, cole banners, compartilhe!

E lembre de fazer a divulgação sempre pensando no seu público-alvo. Se seu público usa muito instagram, dê um maior foco pra essa rede social. Se seu público é mais tradicional, talvez seja bom colocar banners em locais que ele frequenta.

8 – Tenha um bom relacionamento com seus fornecedores

Tenha bem definidas as datas de solicitações e de entregas.

O evento só vai funcionar com sucesso se todos os fornecedores cumprirem as datas e entregarem o serviço/produto dentro do prazo acordado.

Construa uma boa relação com seus fornecedores para que, no próximo evento, a relação de vocês esteja mais estreita e os negócios fluam com mais facilidade. Tenha um documento explicando tudo o que precisa na entrega do serviço/produto, para que os dois lados estejam alinhados e facilite a comunicação. Seja sempre transparente em relação ao que você espera deles e peça que sejam transparentes sobre as datas de entrega e prazos.

9 – Tenha uma equipe

Ter uma equipe eficiente é ter mais tempo e organização. Ao dividir as tarefas, os processos vão fluir com mais facilidade e você não ficará sobrecarregado de funções.

10 – Entregue valor para seus patrocinadores

Você deve sempre se lembra que a sua relação com os patrocinadores é de troca. Ele te dá algo e você devolve produtos de valor para eles em troca.

Não existe mais aquela relação de o patrocinador investe dinheiro e não recebe nenhum retorno. Então lembre-se de provar que o valor investido por eles deu retorno.

Durante o evento, atualize os patrocinadores sobre a competição. Ao final do evento, mande relatórios sobre as entregas feitas e com informações relevantes sobre o evento. 

Mantenha sempre uma boa relação com os patrocinadores!

Conclusão

O planejamento de eventos esportivos requer muita organização, planejamento e boa distribuição das tarefas para a garantia de bons resultados.

Fazer a gestão de competições dá trabalho, mas com uma boa distribuição de tarefas, organização, planejamento e o uso de ferramentas tecnológicas para facilitar o processo, seu evento vai ser um sucesso com menos esforço!

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Isabelle Tofani

Oi, eu sou a Isabelle! Sou publicitária apaixonada por Marketing Esportivo e pelo poder do Esporte no mundo e na vida das pessoas. Aqui no blog da SporTI vou te ajudar a melhorar a gestão dos seus eventos esportivos :)

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