5 passos para brilhar na organização de eventos esportivos

Liderar a organização de eventos esportivos requer muito comprometimento e, sobretudo, muito trabalho. Afinal, é preciso coordenar equipes, seduzir patrocinadores, escolher bem os fornecedores e tomar decisões para fazer com que o evento seja o melhor possível. 

Sabemos o quanto essa missão é complexa e, para ajudar você, preparamos este material! Aqui você verá os 5 passos essenciais para brilhar na organização de eventos esportivos! 

Boa leitura!

Tipos de eventos esportivos: qual é o mais indicado para você?

Antes de mais nada, é essencial que o seu ponto de partida seja o tipo de evento que você deseja promover. Existem vários e conhecê-los é fundamental para arredondar a sua proposta e saber quais serão os próximos passos. Afinal, é bem diferente produzir uma competição de prova avulsa ou um campeonato, concorda? 

Confira, neste tópico, os 8 principais tipos de eventos esportivos e escolha o que melhor se adequa aos seus objetivos!

1. Campeonato

O campeonato é o evento mais comum no universo dos esportes. Nesse formato, todas as equipes se enfrentam em, pelo menos, uma das fases da competição. Geralmente, campeonatos são eventos de longa duração. 

2. Torneio

Os torneios são competições que acontecem ao longo de um período curto ou curtíssimo e são disputados em sistemas de eliminatórias simples ou duplas.

3. Jogos

O nome “jogos” é dado ao evento que contempla várias modalidades esportivas. Geralmente, também acontecem em período curto. 

4. Olimpíada

As olimpíadas são competições que reúnem várias modalidades esportivas e participantes de vários países. Pelo fato de que exigem uma estrutura muito grande, só acontecem em alguns determinados anos.

5. Gincana

As gincanas são atividades recreativas com vários desafios ou competições esportivas. Nas gincanas vale quase tudo: as categorias e equipes podem incluir jogadores de várias idades e todas as outras regras costumam ser mais flexíveis. 

6. Prova avulsa

Por fim, não podemos nos esquecer das provas avulsas! Jogos amistosos, maratonas e corridas são disputas rápidas e únicas que podem ser realizadas em modalidades variadas.

Agora que você conhece os principais tipos de eventos esportivos, ficou mais fácil escolher o ideal para o seu caso, certo? Então vamos à prática: confira nossas dicas para dominar a organização de eventos esportivos!  

Organização de eventos esportivos: 5 passos para o sucesso

1. Planeje cada detalhe

Antes de entrar em campo todo atleta precisa ter preparação física e psicológica para dar o seu melhor nas competições. Com o seu evento não poderia ser diferente, concorda? 

Por isso, primeiramente, você deve traçar um planejamento estratégico para definir com assertividade os seus objetivos e as ações que serão colocadas em prática para alcançá-los.

Você pode utilizar ferramentas como 5W2H e matriz FOFA para saber quais pontos merecem atenção na organização do evento ou quais ações devem ter prioridade na execução.

Nesta etapa, você deve buscar saber exatamente quais são as personas do seu evento. Ou seja, é preciso ter clareza sobre quem compõe o seu público-alvo:

• quanto anos tem;
• onde mora;
• que esportes pratica;
• como se locomove na cidade;
• quanto pagaria nas inscrições;
• quanto pagaria em ingressos;
• e outros detalhes pertinentes.

Dados como estes são fundamentais para analisar o perfil tanto de quem participará como atleta ou profissional quanto de quem acompanhará como espectador. Isso ajudará a determinar detalhes como a data do evento, o local de realização, a premiação, os parceiros e as modalidades em disputa.

Por exemplo: você decidiu que o melhor formato para o seu evento é o campeonato. A modalidade em disputa é o futsal. Ele será voltado para times universitários. Logo, é melhor marcar o evento para um feriado prolongado no meio do semestre letivo, evitando épocas de provas, bem como o início e o fim do semestre.

2. Cuide da gestão financeira desde o início

Não é coincidência, é fato: todo evento bem-sucedido teve uma gestão financeira bem-sucedida. Ou seja, começar a produzir o evento antes de ter feito um orçamento completo é um belo tiro no pé. 

Em primeiro lugar, faça um checklist de todos os custos com espaço, equipes e divulgação. Em seguida, busque pelo menos três fornecedores de cada item para encontrar o melhor custo-benefício entre eles. Elenque todos os seus custos em uma planilha e saiba exatamente quanto você precisará para a realização do evento. 

Nós temos o material perfeito para ajudá-lo neste momento: nesta planilha inteligente de custos de eventos esportivos você pode registrar os orçamentos para facilitar a tomada de decisões. Fique tranquilo em relação aos cálculos, a planilha está programada para fazer todas as contas. Ela também é um ótimo checklist para não deixar você esquecer nada!

Por fim, vale lembrar que o orçamento também ajudará você a saber:

• o valor das inscrições; 
• quanto você deve buscar junto a patrocinadores;
• como será o pagamento dos fornecedores;
• qual será a sua margem de lucro;
• entre outros detalhes.

Saiba como conquistar parceiros e patrocinadores

Ao finalizar o orçamento do seu evento esportivo você verá que esse não será exatamente barato. Você tem a opção de repassar esse custo para os participantes por meio das inscrições, mas isso poderá afastar uma parte do seu público. Portanto, o apoio de parceiros e patrocinadores é fundamental.

Para ajudar a convencer uma empresa de que vale a pena patrocinar a sua competição, você deve ter um material de apresentação do que é o seu evento e o que você pode oferecer em contrapartida. Um bom formato para isso é o media kit!

Lembre-se: sua negociação só terá êxito se você conseguir provar que o benefício será mútuo e de que o valor investido pelos patrocinadores dará retorno. Se você ainda não sabe como pedir patrocínio, confira nosso post sobre o assunto! 

3. Escolha locais e datas com sabedoria

Agora que você já tem alguns valores em mãos, é hora de escolher duas coisas muito determinantes para o sucesso do seu evento: local e data. 

Essa decisão deve levar em conta se:

• seu público-alvo pode participar nesta(s) data(s) e horários;
• seus fornecedores conseguem te atender nesse período;
• é época de chuva. Se sim, o evento será em local coberto?;
• nesta época do ano têm datas comemorativas tradicionais como carnaval, Natal ou ano novo.

Você deve pensar em todos os fatores que possam impedir seu público de participar do seu evento. Além disso, você também deve escolher o local pensando no seu público-alvo:

• ele terá fácil acesso ao evento?;
• o local é seguro?;
• é fácil para estacionar carros e para chegar por transportes público?;
• o espaço comporta torcida? Qual é a lotação?.

Sabendo disso, monte um calendário com todas as datas importantes para a organização do evento esportivo: início e fim da divulgação, início e fim das inscrições, início e fim das vendas de ingressos… Por aí vai!

Quanto mais detalhado for o calendário, melhor. Assim você e sua equipe saberão se tudo está em dia ou se há atividades e definições em atraso e poderão corrigir o erro rapidamente, antes que isso afete a realização do evento.

4. Invista em bons fornecedores e colaboradores

Este tópico tem como principal objetivo lembrar você de que o barato pode sair bem caro! 

A organização de eventos esportivos exige que várias tarefas sejam executadas e, por isso, contar com bons fornecedores e colaboradores facilita bastante! O planejamento, as estratégias de comunicação, o plano comercial e a execução técnica são trabalhos que requerem dedicação e know-how.

Saiba mais!

Divida as tarefas entre os seus colaboradores

Ter uma equipe eficiente poderá ajudar você a economizar tempo e a ter controle de outras demandas que exigem seu esforço. Ao dividir as tarefas, os processos certamente fluirão com mais tranquilidade e você não ficará sobrecarregado com várias funções.

Ao montar uma equipe para auxiliar você a organizar a competição, deixe bem claro qual é a função de cada um para que duas pessoas não cuidam de uma mesma tarefa e para que nenhuma demanda fique sem ser resolvida. Aliás, ter um diretor técnico é essencial para comandar tudo e garantir que o evento está sendo produzido da melhor forma.

Um evento esportivo de sucesso só acontece se houver um diretor técnico atuando, principalmente, durante a fase de inscrição das equipes e de realização dos jogos. 

Ele será responsável por acompanhar a marcação das partidas, trabalhar para que as informações cheguem a todos os envolvidos, garantir que os atletas estejam inscritos corretamente, certificar se a arbitragem lançou a súmula e por várias outras funções cruciais para o bom andamento do campeonato.

Caso você não possa atuar na direção técnica, certifique-se de encontrar alguém para desempenhar este papel! 

A mesma coisa vale para a divulgação! Se não souber como ou não puder trabalhar ativamente nisso, não hesite em deixar essa parte com profissionais especializados. Afinal, sem uma boa divulgação online e offline, as pessoas não saberão da existência do seu evento e seus esforços terão sido em vão. 

Tenha um bom relacionamento com os fornecedores

Construir uma boa relação com os seus fornecedores é essencial para que, no próximo evento, a parceria de vocês esteja mais estreita e sólida. Com isso, os negócios fluem com mais naturalidade. 

Considere a elaboração de documentos explicando tudo o que vocês combinaram em relação ao serviço contratado ou ao produto adquirido para que os dois lados estejam alinhados e igualmente protegidos. Isso também tende a facilitar bastante a comunicação.

Seja sempre transparente em relação ao que você espera deles e peça que sejam transparentes sobre as datas de entrega e prazos. Tenha bem definidas as datas de solicitações e de entregas. O evento só vai funcionar bem se todos os fornecedores cumprirem as datas e entregarem tudo dentro do prazo acordado.

5. Aposte e confie na tecnologia

A tecnologia é uma das maiores aliadas na organização de um evento, seja ele esportivo ou não. Ela fornece ferramentas que facilitam o seu trabalho, te ajudam na organização das informações e no gerenciamento das tarefas, facilitam a divulgação do evento, simplifica o pagamento das inscrições e das vendas de ingressos, entre outras várias funções.

Ela pode estar em vários formatos, tais como:

• um aplicativo exclusivo do seu evento esportivo com funcionalidades focadas no bom funcionamento dele e na experiência do seu cliente;
• um site com portal de notícias e conteúdos sobre a competição;
• uma plataforma completa de gestão de eventos esportivos.

Como vimos, a organização de eventos esportivos dá bastante trabalho! No entanto, com planejamento, distribuição de tarefas, uma boa gestão financeira e investimento em tecnologia você certamente estará no caminho certo para alcançar seus objetivos e garantir bons resultados! 

A SporTI tem um compromisso muito grande com a transformação digital do esporte e está pronta para ajudar você em todas as etapas da organização do seu evento esportivo! Conheça as nossas soluções!